Refuser ou contester une facture électronique reçue : ce qui se passe vraiment

Avec la réforme, une facture n’est plus un fichier que l’on classe ou que l’on oublie. Elle a un cycle de vie, suivi par des statuts que s’échangent les plateformes agréées, les intermédiaires obligatoires de la réforme. Certains de ces statuts remontent à l’administration fiscale, la DGFiP. Cela change une habitude, la facture fournisseur qui dort dans une boîte mail. Voici ce que sont ces statuts, ce que refuser veut dire, et comment le faire proprement.

Les statuts, et les quatre qui sont obligatoires

La DGFiP le résume dans sa fiche sur l’émission des factures électroniques. L’entreprise « pourra suivre le cycle de vie de la facture par l’intermédiaire de statuts. Il en existe plusieurs dont quatre qui doivent obligatoirement être complétés par la plateforme et qui seront transmis à l’administration ». Les quatre, dans les mots de l’administration.

Dépôt, « Déposée » dans les spécifications, « l’acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur », horodatée. Rejetée, « la plateforme de l’émetteur ou du destinataire n’accepte pas la facture pour différentes raisons (formats non conformes, incohérence des montants HT/TVA/TTC…) ». Refus, « lorsque la facture est refusée par le destinataire (par exemple : erreur de destinataire, erreur sur la facture, …) ». Encaissée, qui « comprend les données de paiement (date et montant) ».

Les autres statuts sont facultatifs. Les spécifications de la DGFiP les recommandent pour le bon déroulé des échanges, sans les imposer, et ils ne sont pas transmis à l’administration. Parmi eux, mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, suspendue, paiement transmis. Votre logiciel peut les utiliser et votre fournisseur peut les voir. Le détail est fixé par la norme AFNOR XP Z12-012, qui encadre les formats et les statuts.

Rejetée n’est pas refusée

C’est une confusion courante, et elle coûte des coups de téléphone inutiles.

Un rejet vient d’une plateforme. La facture ne respecte pas une règle de forme. Une mention obligatoire manque, les montants ne se recoupent pas, ou le destinataire est introuvable dans l’annuaire, le répertoire officiel des entreprises joignables. Le client n’a rien vu et n’a rien décidé. C’est à l’émetteur de corriger et de renvoyer. Dans SWIPIFY, un rejet de plateforme sur une facture que vous avez émise s’affiche « Transmission électronique en échec ». Jamais « Refusée par le client », parce que ce n’en est pas un. Vous corrigez et vous renvoyez.

Un refus est une décision du destinataire, devant une facture qui lui est bien parvenue. Il dit que la facture est fausse ou indue. Il est accompagné d’un motif choisi dans une liste fermée du référentiel français, que votre plateforme contrôle. Les motifs les plus courants tiennent en une ligne chacun. Taux de TVA erroné. Montant total erroné ou erreur de calcul. Mention légale manquante. Doublon. Destinataire erroné, ou adresse de facturation électronique erronée, celle de l’annuaire et non l’adresse postale. Transaction inconnue, c’est-à-dire aucune commande ni prestation en face. Émetteur inconnu. Contrat terminé. Référence de commande erronée ou référence de contrat manquante. Un texte libre peut accompagner le motif, il ne le remplace pas.

Contester sans refuser

Le cadre prévoit aussi un statut en litige, pour un désaccord sur une partie de la facture, et un statut suspendue, quand une pièce manque. Ils sont facultatifs et réversibles. SWIPIFY ne les propose pas dans l’écran de réception, par choix, deux boutons suffisent à une petite entreprise. Si une facture vous arrive contestée ou suspendue depuis une autre plateforme, elle reste en attente, à accepter ou à refuser. Pour un désaccord partiel, le bon réflexe reste l’appel au fournisseur, puis un avoir ou une facture corrigée.

Comment accepter ou refuser dans SWIPIFY

Vos factures fournisseurs arrivent dans l’écran Réception de factures. Elles y restent à part. Une facture reçue n’entre dans vos documents comptables qu’une fois acceptée. Vous ouvrez la facture en grand, et c’est là, devant le document, que se prend la décision. Deux boutons, Accepter et Refuser, et une confirmation sur place, jamais une action depuis une ligne de liste.

Accepter est définitif. La décision part à votre fournisseur. La facture rejoint vos documents comptables et, si vous avez ouvert un accès à votre comptable (offre Pro), il la retrouve dans son espace.

Refuser demande un motif. SWIPIFY en propose six, en langage clair. Taux de TVA incorrect, montant incorrect, informations de facture incorrectes, facture en doublon, prestation non due ou non reçue, autre motif. Vous pouvez ajouter un message. SWIPIFY traduit votre choix dans le code du référentiel que votre plateforme exige, et votre fournisseur reçoit les deux. La facture reste dans votre historique de réception, marquée Refusée, sans rien comptabiliser. Votre fournisseur corrige et vous adresse une nouvelle facture, qui suit le même chemin.

Sans décision de votre part, SWIPIFY accepte la facture pour vous au bout de 15 jours. Ce délai se règle depuis la fiche de votre entreprise, section Facture électronique, et vous pouvez le désactiver. L’échéance est rappelée sur chaque facture en attente et dans l’e-mail qui annonce son arrivée. Une facture jamais décidée n’atteindrait jamais votre comptabilité, ce réglage évite ce trou.

Quand refuser, et quand ne pas le faire

Refusez quand la facture est fausse. Le taux de TVA n’est pas le bon. Le total ne correspond pas au devis signé. La prestation n’a jamais été commandée, ou jamais reçue. La facture a déjà été reçue et acceptée. Elle ne vous est pas destinée. Ce sont des cas prévus par le référentiel, et le motif se choisit en une seconde.

Ne refusez pas pour dire autre chose. Un retard, une remise que vous espériez, une trésorerie serrée. La facture est peut-être juste, et le refus n’est pas une négociation. Un désaccord sur la qualité du travail se règle d’abord avec le fournisseur, par un avoir ou une facture corrigée, pas par un refus envoyé comme signal. Une décision prise sur pièce, avec un motif honnête, protège la relation.

Ce que ça change pour votre comptabilité

Tant que vous n’avez pas accepté, rien n’est comptabilisé, ni charge ni TVA déductible. Une facture acceptée devient une facture d’achat comme les autres dans vos documents comptables. Le statut encaissée, lui, ne dépend pas de vous. C’est le fournisseur qui le déclare quand il reçoit votre paiement, comme le prévoit l’article 290 A du CGI.

Refuser une facture indue vous évite de déduire une TVA qui ne vous est pas due. Accepter vite une facture juste fait entrer sa TVA déductible dans votre comptabilité sans attendre. Aucun texte n’impose de délai au destinataire, les spécifications de la DGFiP fixent des délais aux plateformes, pas aux entreprises. La bonne habitude reste de décider dans la semaine.

En pratique, ouvrez l’écran Réception de factures dès qu’une facture arrive, lisez-la en grand, acceptez ou refusez avec un motif. Réglez ensuite, une fois pour toutes, le délai d’acceptation automatique qui vous convient depuis la fiche de votre entreprise.