Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

2. Données personnelles collectées

Lors de l’inscription

• Nom et prénom
• Adresse e‑mail
• Numéro de téléphone
• Mot de passe (hashé et sécurisé)
• Informations de votre entreprise (nom, SIRET, adresse)

Lors de l’utilisation du service

• Données de facturation (clients, fournisseurs, montants)
• Documents téléversés (factures, devis, justificatifs)
• Historique des conversations avec l’IA
• Logs de connexion et d’utilisation
• Données de navigation (intérêt légitime, désactivable depuis le profil)
• Identifiants de votre messagerie, uniquement si vous choisissez d’envoyer vos documents depuis votre propre adresse e-mail (voir ci-dessous)

Envoi depuis votre propre adresse e-mail

Par défaut, vos factures et devis sont envoyés par SWIPIFY au nom de votre entreprise. Vous pouvez choisir qu’ils partent de votre propre adresse : SWIPIFY envoie alors ces e-mails en votre nom, depuis la boîte que vous avez connectée. Cette fonctionnalité est facultative et se désactive à tout moment.

• Connexion par mot de passe. Le mot de passe de votre boîte (ou le mot de passe d’application fourni par votre messagerie) est vérifié auprès de votre serveur, puis conservé chiffré (AES-256-GCM). Il n’est jamais réaffiché, ni transmis à un tiers. À savoir : certains fournisseurs délivrent des mots de passe d’application qui donnent accès à l’ensemble de votre messagerie. SWIPIFY ne s’en sert que pour envoyer vos documents, et ne lit jamais votre courrier.
• Connexion Google ou Microsoft. Aucun mot de passe ne nous est communiqué. Seule l’autorisation d’envoi est demandée (gmail.send chez Google, Mail.Send chez Microsoft), à l’exclusion de toute lecture de vos messages. Seul le jeton de renouvellement est conservé, chiffré, et vous pouvez révoquer l’accès à tout moment depuis votre compte Google ou Microsoft.
• Suppression. Revenir à l’envoi par SWIPIFY supprime immédiatement les identifiants ou le jeton conservés. Ils sont également supprimés avec votre compte.

Base légale : exécution du contrat, sur votre activation explicite. Ces identifiants servent exclusivement à l’envoi de vos propres documents et ne sont utilisés à aucune autre fin.

Usage limité des données des API Google. L’autorisation gmail.send permet uniquement d’envoyer les documents que vous avez composés dans SWIPIFY. Aucun message de votre boîte n’est lu, stocké, ni transmis à un modèle d’intelligence artificielle. Les fonctionnalités d’IA de SWIPIFY décrites plus bas ne traitent jamais de données issues des API Google. L’usage des données utilisateur reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’usage limité (Limited Use).

Les prestataires listés plus bas dans cette page (fournisseurs d’IA, mesure d’audience, supervision technique) ne reçoivent jamais de données obtenues via les API Google. Cette autorisation sert uniquement à remettre vos documents à vos clients, et à rien d’autre : ni publicité, ni statistiques, ni entraînement de modèle, ni lecture par un humain.

The use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Specifically, data obtained through the gmail.send scope is used solely to provide the user-facing feature described above — sending the user’s own invoices and quotes from their own address. SWIPIFY does not transfer this data to any third party, including the service providers listed below in this policy; does not use it for serving advertisements, analytics or any other purpose; does not allow humans to read it; and does not use raw or derived user data from Google Workspace APIs to develop, improve, or train generalized artificial intelligence or machine learning models.

Connexion avec Google ou Apple

Vous pouvez créer votre compte et vous connecter avec votre compte Google ou votre identifiant Apple. Aucun mot de passe ne nous est communiqué. Le fournisseur nous transmet un identifiant technique stable, votre adresse e-mail (ou, si vous choisissez de la masquer chez Apple, une adresse relais), et votre prénom et nom au premier passage. Nous n’accédons à rien d’autre de votre compte Google ou Apple. Quand un compte SWIPIFY existe déjà avec la même adresse et que le fournisseur l’héberge, les deux sont reliés et vous en êtes informé par e-mail ; dans les autres cas, votre mot de passe SWIPIFY vous est demandé une fois. Vous pouvez retirer cette connexion à tout moment depuis votre profil.

Données techniques

• Adresse IP (pseudonymisée après 30 jours)
• Type de navigateur et système d’exploitation
• Données d’authentification 2FA
• Cookies techniques et de préférences

Espace client

Quand une entreprise utilisatrice de SWIPIFY vous adresse un devis ou une facture, vous les consultez dans un espace client (clients.swipify.fr). Pour améliorer cet espace, nous pouvons enregistrer le déroulé de votre visite (pages consultées, clics, défilement). Vous n’y êtes pas identifié. Vos saisies, votre nom, vos coordonnées et les montants sont masqués, et le contenu de vos documents n’est pas capté. Rien n’est déposé sur votre appareil. Vous pouvez refuser à tout moment par le lien « Confidentialité et analyse de l’usage » affiché dans cet espace, et seul votre choix est alors conservé sur votre appareil.

Assistant IA

L’assistant de l’application prépare vos devis, factures, avoirs et fiches clients à partir de ce que vous lui écrivez ou dictez. Une demande dictée est d’abord transcrite par la reconnaissance vocale de votre navigateur ou, à défaut et dans les applications iPhone et Android, par OpenAI. Vos messages sont envoyés à xAI (Grok), qui rédige la réponse. Chacun part avec le nom et la ville de vos clients récents et le nom de vos entreprises, pour que l’assistant sache à qui s’adresse un document. Une photo ou un PDF joint à une demande, plan dessiné à la main ou devis et facture manuscrits, est lu par Google Gemini, qui en tire les lignes du document.

Quand votre demande y renvoie, l’assistant lit aussi dans votre compte ce dont il a besoin et l’envoie avec elle. D’un document, il envoie le numéro, les dates, le nom du client, l’objet, les lignes, les montants et les conditions ; d’une fiche client, le nom et la ville ; d’un article du catalogue, sa ligne et son prix ; d’un de vos échanges passés avec lui, un extrait ; pour modifier votre site vitrine, son contenu actuel. Depuis un devis, une facture ou un avoir ouvert à l’écran, il en reçoit l’objet et les lignes avec leurs prix, et pour un avoir son type, son motif, sa description et son mode de remboursement, même avant son enregistrement. L’e-mail, le téléphone et l’adresse enregistrés dans vos fiches clients ne lui sont jamais envoyés.

• Base légale. Exécution du contrat. L’assistant ne travaille que quand vous lui écrivez, lui dictez ou lui dites une demande. Pour les données de vos clients qu’il lit, SWIPIFY agit en sous-traitant de votre entreprise.
• Membres de l’équipe. Chacun a sa propre conversation, et l’assistant ne lit pour un membre que ce que son accès lui ouvre.
• Conservation. Vos échanges avec l’assistant sont conservés six mois par SWIPIFY, en France, pour qu’il puisse s’y reporter, puis effacés. Ils figurent dans l’export de vos données. Selon les conditions de son API, xAI ne s’en sert pas pour entraîner ses modèles et efface au bout de 30 jours ce qu’il reçoit.

Aide et voix

L’aide, ouverte par le « ? » de l’application, répond à vos questions sur l’usage de SWIPIFY, y compris avec l’offre gratuite. Elle ne lit pas les données de votre compte. Votre question est envoyée à xAI (Grok) avec le nom de l’écran où vous la posez, votre offre, vos derniers échanges avec l’aide ou l’assistant et les passages du guide de SWIPIFY qui s’en rapprochent. Pour un membre de l’équipe, elle reçoit aussi ce que son accès lui ouvre.

Quand vous parlez à l’aide ou à l’assistant, votre demande est enregistrée puis transcrite par OpenAI, et la réponse vous est dite à voix haute. Son texte est envoyé à ElevenLabs, qui en fait la voix. SWIPIFY n’en garde pas le son.

En conversation mains libres, vous parlez à l’assistant comme au téléphone. Votre voix est envoyée à ElevenLabs, qui la transcrit et dit les réponses, avec un jeton technique qui rattache la conversation à votre compte. Le texte transcrit suit le chemin d’une demande écrite, vers xAI, avec les mêmes lectures dans votre compte.

• Base légale. Exécution du contrat. Rien ne part chez ElevenLabs hors d’une conversation mains libres que vous ouvrez ou de la réponse à une demande que vous avez dite.
• Membres de l’équipe. Le titulaire du compte voit, dans l’activité d’un membre, la durée de chacune de ses conversations mains libres.
• Conservation. Vos échanges avec l’aide et en conversation mains libres sont conservés six mois par SWIPIFY, comme ceux de l’assistant. La durée de chaque conversation mains libres, qui se décompte de vos minutes, est gardée avec votre compte. ElevenLabs, qui héberge ces conversations aux États-Unis, en conserve la retranscription six mois, sans la voix.

Assistant téléphonique

Quand une entreprise utilisatrice de SWIPIFY met en route son assistant téléphonique, les appels qu’elle ne prend pas lui sont renvoyés, et elle peut aussi donner directement le numéro de son assistant. L’assistant se présente comme une intelligence artificielle et annonce que l’échange est enregistré. Il recueille le numéro de l’appelant, sa voix et ce qui se dit, puis en tire un résumé et les informations utiles au rappel (nom, demande, coordonnées, disponibilités). Pour ces appels, SWIPIFY agit en sous-traitant de l’entreprise appelée, responsable du traitement des données des personnes qui l’appellent. Ces personnes exercent leurs droits auprès d’elle, et SWIPIFY l’aide à y répondre.

• Conservation. Le résumé, la retranscription et les informations notées sont conservés par SWIPIFY, en France, pendant la durée du contrat de l’entreprise. ElevenLabs, qui héberge les conversations aux États-Unis, en conserve l’enregistrement et la retranscription six mois.
• Texte en direct. Pendant un appel, l’entreprise peut en suivre le texte, transcrit par Twilio à sa demande. SWIPIFY n’en conserve rien après l’appel.
• Ligne de SWIPIFY. Notre propre ligne répond de la même façon aux questions sur SWIPIFY. Ses appels sont retranscrits, sans conservation de la voix.

Reprise des données d’un autre logiciel

Quand une entreprise utilisatrice de SWIPIFY reprend ses données d’un autre logiciel, elle dépose les fichiers que ce logiciel exporte (listes de clients, factures, devis, avoirs, prestations). Ces fichiers contiennent les données de ses clients, comme leurs noms, coordonnées et montants, parfois un IBAN. Pour cette reprise, SWIPIFY agit en sous-traitant de l’entreprise, responsable du traitement des données de ses clients. Ces personnes exercent leurs droits auprès d’elle, et SWIPIFY l’aide à y répondre.

• Lecture. Les tableurs se lisent sur nos serveurs ; seuls les titres de leurs colonnes non reconnues peuvent partir à Google Gemini, qui propose où les ranger. Les PDF et les photos sont lus par Google Gemini, qui en recopie le contenu. Rien n’entre dans le compte avant la vérification de l’entreprise. Les titres des colonnes non reconnues, et le champ où chacune est rangée, servent aussi à nos statistiques d’usage pour améliorer la reconnaissance, sans le contenu d’aucune cellule.
• Conservation. Un fichier déposé et ce qui en a été lu s’effacent au plus tard 30 jours après le dépôt, ou 30 jours après la fin de la reprise pour ce qui sert encore à la compléter. Une reprise laissée 30 jours sans dépôt ni décision prend fin, sauf quand elle attend l’équipe. Ce qui a été repris devient une donnée du compte. Le fichier d’origine d’une facture, d’un avoir ou d’un devis repris reste attaché à ce document.
• Équipe de SWIPIFY. Quand l’entreprise lui confie sa reprise, l’équipe ouvre ses fichiers pour la préparer, le temps de cette préparation. Chaque ouverture est tracée.
• Annulation. L’entreprise peut annuler sa reprise pendant 30 jours. Supprimer l’entreprise ou le compte annule la reprise en cours et efface ses fichiers.

Prospection auprès de professionnels

Pour présenter SWIPIFY à des entreprises de l’artisanat et du bâtiment, nous pouvons relever le nom, l’adresse, le métier et le numéro de téléphone que leur fiche d’établissement affiche publiquement comme contact professionnel, et leur adresser un SMS. Un seul message, aucun appel. La page swipify.fr/sms détaille l’origine du numéro, la base légale et la façon de s’opposer (STOP ou e-mail).

3. Finalités et bases légales

4. Vos droits sur vos données

Comment exercer vos droits ?

Contactez-nous à [email protected] ou directement depuis votre espace personnel dans l’onglet « Confidentialité ».

Nous vous répondrons dans un délai maximum de 30 jours. En cas de refus justifié, vous pouvez saisir la CNIL.

5. Sécurité et protection

Mesures techniques et organisationnelles

• Chiffrement AES-256 des données sensibles
• Contrôles d’accès stricts et journalisation
• Sauvegardes automatiques chiffrées
• Tests de sécurité réguliers et audits
• Formation régulière aux bonnes pratiques de sécurité

6. Sous-traitants et transferts

Hébergement principal

Vos données de facturation sont hébergées en France (OVHcloud, Strasbourg), dans l’Union Européenne.

Liste des sous-traitants

Pour fournir le service, nous faisons appel aux sous-traitants suivants. Chacun fait l’objet d’un contrat de traitement (DPA) conforme à l’article 28 du RGPD :

Transferts hors Union Européenne

Les fonctionnalités d’Intelligence Artificielle (OpenAI, Google Gemini, Grok, Anthropic, ElevenLabs pour la voix) impliquent des transferts vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne. Ces fonctionnalités ne s’exécutent qu’à votre demande, quand vous utilisez l’une d’elles ou déposez les fichiers d’une reprise. L’assistant téléphonique (ElevenLabs, Twilio) implique aussi des transferts vers les États-Unis, encadrés de même. Il ne fonctionne que si l’entreprise le met en route, et chaque appelant apprend dès le début de l’appel qu’il parle à une intelligence artificielle. La mesure d’audience (PostHog) est hébergée exclusivement dans l’Union européenne.

Autres destinataires

• Les autorités légalement habilitées (sur réquisition judiciaire)
• Votre expert-comptable (avec votre autorisation explicite)

7. Cookies et technologies de suivi

Détail complet dans la charte des cookies. Utilisateurs de l’application : désactivez la mesure d’audience à tout moment depuis Profil → Sécurité et confidentialité.

8. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter les évolutions de nos services ou de la réglementation. Une modification importante vous est annoncée par e‑mail ou dans l’app, avant de s’appliquer.

9. Nous contacter